Tietosuojaseloste

Johdanto

Black Woodpecker Software Oy (”BWS” tai ”me”) tarjoaa asiakkailleen Sidonnaisuusrekisteri.fi-verkkopalvelun, joka mahdollistaa joustavan ja tietoturvallisen tavan ilmoittaa ja seurata luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuuksia.

BWS kerää henkilödataa Sidonnaisuusrekisteri.fi–palvelun käyttäjistä palvelun tarjoamisen yhteydessä. Sidonnaisuusrekisteri.fi-palvelu on tarkoitettu kuntalain (410/2015) 84§ määrittelemien sidonnaisuuksien ilmoittamiseen.

Tässä tietosuojaselosteessa käsitellään niitä periaatteita, joiden mukaisesti säilytämme ja käsittelemme tallennettuja henkilötietoja. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja keräämme, miten käsittelemme henkilötietoja sekä miten voit käyttää henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia.

Tämä tietosuojaseloste on henkilötietolain 10 §:n ja 24 §:n mukainen rekisteriseloste.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, mikäli tietojenkäsittelytapamme muuttuu tai päivittäminen on muuten tarpeen. Löydät ajantasaisen version kotisivuiltamme (www.sidonnaisuusrekisteri.fi).

Tämä tietosuojaseloste ei kata kolmansien osapuolien tietojen käsittelyä tai yksityisyyden suojaa koskevia periaatteita emmekä ole vastuussa kolmansien osapuolien suorittamasta tietojen käsittelystä.


Yhteystiedot

 Black Woodpecker Software Oy / MOW Stargate

Osoite: Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki
Y-tunnus: 2700662-1
Sähköposti: asiakaspalvelu@sidonnaisuusrekisteri.fi
Yhteyshenkilö: Timo Kallela

 

Käsittelyn tarkoitus

 Keräämme ja käsittelemme  henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • Tarjotaksemme palveluita sekä täyttääksemme sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuutemme.
  • Käsittelemme henkilötietojasi ensisijaisesti tarjotaksemme Sidonnaisuusrekisteri.fi –palvelun.
  • Asiakaskommunikointiin.
  • BWS käsittelee henkilötietojasi ottaakseen sinuun yhteyttä liittyen palveluumme ja tuotteisiimme ja ilmoittaakseen näitä koskevista muutoksista.
  • Laadun parantamiseksi, kehityssuuntauksien analysoimiseksi ja asiakaspalveluun.

Voimme käsitellä tietojasi parantaaksemme palveluidemme ja tuotteidemme laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia palveluiden käyttöön liittyviä kehityssuuntauksia. Pyrimme käyttämään tähän tarkoitukseen aina kun mahdollista anonyymia tietoa, josta henkilöä ei voida tunnistaa. Voimme käyttää tietoa asiakassuhteen hoitoon, asiakaspalveluun sekä kommunikaatioon.
 

Käsittelyn peruste ja säilytysaika

Käsittely perustuu BWS:n asiakkailleen (kunnat, kuntayhtymät) tarjoaman palvelun toimittamiseen ja BWS:n sopimusvelvollisuuksien täyttämiseen. BWS:n palvelu tarjoaa kunnille ja kuntayhtymille mahdollisuuden ilmoittaa ja seurata luottamushenkilöiden ja johtavien viranhaltijoiden sidonnaisuuksia, kuten kuntalaissa edellytetään.

BWS käsittelee henkilötietojasi hoitaakseen sopimuksesta johtuvat velvollisuudet sekä toimiakseen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme.

Säilytämme henkilötietoja vain sen ajan, kun tietojen säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määritellyt tarkoitukset huomioon ottaen. Säilytysaika on riippuvainen tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Poistamme tai anonymisoimme henkilötiedot mahdollisimman pian sen jälkeen, kun tietojen säilyttäminen ei ole tarpeellista palvelun tarjoamista ja sopimusvelvollisuuksien täyttämistä varten.

 

Käsiteltävät tiedot ja niiden lähteet

Henkilötiedot saadaan perustietojen osalta kultakin asiakasorganisaatiolta. Henkilötiedot ovat pääasiallisesti rekisteröityjen itsensä antamia.

Kerätyt tiedot saattavat sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • nimi;
  • henkilötunnus;
  • matkapuhelinnumero;
  • tiedot luottamustehtävästä;
  • tiedot virkasuhteesta; sekä
  • tiedot sidonnaisuuksista sisältäen tiedot mahdollisista luottamustoimista, mahdollisesta liiketoiminnan harjoittamisesta sekä tiedot merkittävästä varallisuudesta.

Sidonnaisuusrekisteri.fi-palveluun kirjaudutaan käyttäen vahvaa sähköistä tunnistautumista (Suomi.fi) tai tekstiviestivarmennusta.

 

Henkilötietojen siirto ja luovutus

Voimme siirtää tai luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme tai alihankkijoillemme, mikäli se on tarpeellista tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Voimme myös siirtää tai luovuttaa henkilötietoja konserniyhtiöillemme ja liiketoimintamme jatkajalle muun muassa yritysjärjestelyiden, liiketoiminnan myynnin, sulautumisen, jakautumisen, konkurssin tai selvitystilan seurauksena.

Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa viranomaisille.

 

Tiedonsiirrot Euroopan ulkopuolelle

BWS ei siirrä henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

BWS käyttää kuitenkin asiakasviestintään ja markkinointiin MailChimp-sähköpostipalvelua, jolle luovutetaan käyttäjätiedoista ainoastaan etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite. 

Sen lisäksi BWS käyttää asiakaspalvelun tukena Zendesk-palvelua, jolle ei automaattisesti luovuteta käyttäjätietoja vaan palvelu toimii ainoastaan viestien välittäjänä BWS:n asiakaspalvelun ja asiakkaiden välillä. Mahdollinen henkilötietojen siirtyminen Zendesk-palveluun tapahtuu täten ainoastaan asiakkaan omasta toimesta.

MailChimp ja Zendesk ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä. Yritykset kuuluvat USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle ja noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta.

 

Tietoturva

Olemme suojanneet henkilörekisterimme asiattomalta pääsyltä erilaisin teknisin ja organisatorisin keinoin ja järjestelyin. Henkilötiedot on tallennettu palvelimille ja järjestelmiin, jotka ovat suojattu palomuureilla ja salasanoilla. Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan salassapitoon sitoutuneet henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella perusteltu syy käsitellä henkilötietoja.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

BWS tarjoaa rekisteröidyille oikeuden tarkastaa rekisteröityä koskevat käsittelemämme henkilötiedot. Voit ottaa meihin yhteyttä pyytäen meitä kertomaan käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot sekä käsittelyn perusteen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyillä on myös oikeus väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen ottamalla meihin yhteyttä.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Rekisteröity voi pyytää meitä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus vastustaa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rajoituksia rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Rekisteröity voi myös vastustaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä jatkossa, vaikka käsittely perustuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää palveluitamme.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Rekisteröity voi pyytää meitä rajoittamaan tiettyjen henkilötietojen käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää palveluitamme.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyillä on oikeus saada rekisteröidyn henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta rekisteröity voi välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä kirjeen tai sähköpostin sisältäen nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja kopion voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta yllä oleviin osoitteisiin. Voimme pyytää lisätietoja, jotka ovat tarpeen henkilöllisyytesi tarkistamiseen. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla toteuttamatta pyyntöäsi. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat perusteettomia. Mikäli koet henkilötietojesi käsittelymme olevan ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.